Cómo transformar un evento internacional offline a uno online de éxito

Como transformar un evento internacional offline a uno online de

A finales de agosto de 2019 comenzó la organización de la edición 2020 del mayor evento WordPress del mundo, WordCamp Europe. Se trata de un evento sin ánimo de lucro organizado por voluntarios, que reúne a lo mejor de la comunidad WordPress en una capital europea durante tres días para disfrutar de conferencias, multitud de actividades y networking.

Con la llegada del Covid-19 se sentaron los precedentes para que este gran evento internacional que tendría lugar este año en Oporto y al que asistirían unas tres mil personas de 96 países diferentes, se convirtiera en un evento internacional. línea.

Te cuento cómo hicimos esta transformación, sus resultados y las claves que creo que son fundamentales para organizar un gran evento online basándome en mi experiencia como Content-Team leader durante los últimos dos años en WCEU, siendo parte del contribución que SiteGround hace a la comunidad de WordPress tanto internacionales como locales. Es una historia para todos aquellos a los que les gusten los eventos y empresas, autónomos u organizaciones de todo tipo que, acostumbrados a organizar sus eventos presenciales a gran escala, pueden tener algunas dudas sobre qué tener en cuenta para transformarlos en un formato en línea.-línea.

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Índice

    Objetivos

    O Cuatro objetivos fundamentales a cumplir en este evento online Fueron los siguientes, teniendo en cuenta que Networking y contenido son los aspectos históricamente más valorados en todas las ediciones anteriores de WCEU:

    1. Facilitar el networking y el contacto entre los participantes, teniendo en cuenta las ventajas y desventajas del mundo online.

    2. Proporcione contenido inspirador y de calidad con un grupo diverso de oradores que representen a la comunidad de WordPress.

    3. Dar mucha visibilidad a los patrocinadores y permitirles interactuar con el público presente.

    4. Hacer crecer la comunidad, crear fuertes lazos entre los participantes e inspirar a tantas personas como sea posible a ser parte de esta comunidad.

    Para cumplir con estos objetivos fundamentaleses necesario profundizar en cada uno de ellos y definir a un nivel más práctico qué necesitamos para lograr un nivel óptimo de desempeño en diferentes áreas, tales como:

    – Objetivos claros respecto a la audiencia que quiero atraer, ya que incide directamente en el tipo de contenido que debemos incluir en la agenda del evento.

    – Un equipo organizado, con tareas bien definidas y un calendario de acciones a realizar. Ten en cuenta el tiempo que necesitas para ponerlo todo en marcha, captación de ponentes, proceso de selección de ponentes, patrocinadores, etc…

    – Accesibilidad, es necesario eliminar barreras y así ayudar a que nuestro evento sea visto por más personas.

    - Tecnología. Elija herramientas de transmisión y redes que cumplan con los criterios anteriores. En WCEU elegimos StreamYard para las conferencias, viendo el Streaming solo en YouTube (más canales significaba más personal para administrarlo) y Zoom para las salas virtuales de Redes y Patrocinadores.

    – Una hoja de ruta clara y precisa de cómo se desarrollará el evento, actualizada al minuto, incluyendo lo que cada miembro del equipo, oradores y presentadores debe hacer en todo momento.

    – Documentación y resumen de todas las reuniones y decisiones tomadas en un sitio web público accesible a todos los organizadores.

    – Comunicación efectiva entre todos los involucrados en el evento. Organización, ponentes, presentadores, patrocinadores y participantes. Este tema merece un capítulo aparte.

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    retos

    El cambio de formato a online también supuso adaptación y búsqueda soluciones a importantes desafíos y que puedan perjudicar el desarrollo del evento, tales como:

    1. Que en medio de una conversación falla la conectividad en el altavoz. Como solución se preparó el sistema para que el expositor pudiera utilizar la conectividad de su celular y continuar con su presentación.

    2. Que un ponente o presentador desaparezca el día del evento o no pueda conectarse. Solucionado: los oradores de soporte están listos para unirse al evento, así como los presentadores de guardia permanentemente en línea para participar directamente si es necesario.

    3. Que los locutores consuman más tiempo del asignado y se desequilibre el programa. Solucionado, ponemos diez minutos de espacio entre conferencias para tener margen de maniobra y hacer que los presentadores de conferencias breves envíen conferencias pregrabadas para que no haya forma de que la próxima conferencia comience tarde.

    4. La gente se aburre. Imposible: tenían dos vías de conversación alucinantes a la vez, dos salas de networking para cotillear y cuatro salas de patrocinadores donde también había conversaciones, así que no había forma de aburrirse 😉

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    Si bien hay muchos puntos a considerar, todos están bajo el sentido común. En los eventos puedes tener ideas originales sobre formatos que dan un aire más personal y original, pero la base de todos ellos, tanto físicos como online, es muy similar.

    las figuras

    WCEU Online fue un éxito rotundo.

    • Se convirtió en el evento con más asistencia en la historia de WordPress, con 8.756 entradas de 140 países diferentes, lo que la convirtió nuevamente en la WordCamp más grande del mundo. Aunque comparando eventos de diferente calado, la edición anterior de WCEU en Berlín vendió 3.400 entradas y participaron personas de 96 países diferentes. El alcance es obviamente mayor en el evento en línea.
    • 2.514 personas se inscribieron en el Día del Colaborador y más de 700 estuvieron en vivo constantemente durante todo el día.
    • El 51% de los oradores fueron mujeres, lo que hizo que este evento fuera más diverso y alcanzó una paridad casi absoluta.
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    Claves y aspectos a tener en cuenta para transformar un evento offline en uno online

    Basándome en mi experiencia con WCEU online, intentaré resumir lo que considero que son los puntos más importantes a la hora de transformar y organizar un evento online internacional:

    • Donde antes había limitaciones de espacio y la búsqueda del lugar adecuado, aforo, escenarios, puertas para mirar, registro físico y acreditación a la entrada del evento, ahora solo tienes uno Registro en líneabase de datos, app de streaming, canal de Youtube y salas virtuales para patrocinadores y networking, aunque estos dos últimos son opcionales pero recomendables.
    • Piensa en grandeRecuerda que cualquier persona del mundo puede participar, por lo que debes estar atento a la programación del evento y, sobre todo, tener en cuenta las opciones de accesibilidad para que todos puedan disfrutar.
    • no te apegues a ellos patrocinadores, es preferible realizar unos paquetes de patrocinio bien diferenciados y con unas características bien definidas. Los gastos que ocasiona un evento Online son infinitamente menores que los de un evento online.
    • Dedica tiempo a oradores y presentadores del evento. Muchos todavía no están completamente acostumbrados al mundo en línea y necesitan que los mimen mucho. Ensaye su participación, déjeles ver qué herramientas se van a utilizar, asegúrese de que tengan una iluminación adecuada en su habitación, que no usen wifi (conexión ethernet, por favor) y que el sonido sea adecuado.
    • Como en cualquier caso, busca consistencia y presencia de marca en todos los aspectos, desde la comunicación con los implicados en el evento, hasta las plantillas para las presentaciones de los ponentes. Proporcione todo tipo de materiales para que sea fácil distinguir su evento de los demás.
    • Cuando hablamos de gestión de equipos y herramientas como Slack, evita en lo posible usar mensajes privados para todo lo relacionado con las tareas, dando preferencia a los canales en los que te encuentras. presentar a todo el equipo. De esa forma, todo el equipo tendrá información completa de todo, y todos serán testigos del estado actual de las tareas a realizar por cada miembro del equipo.
    • equipo de organización tiene que ser sincronizado, ahora es más fácil que nunca con la tecnología disponible. Esté atento a las personas que no delegan y los procrastinadores, ambos perfiles pueden desequilibrar un equipo.
    • Si trabaja con equipos en diferentes zonas horarias, tenga en cuenta la comunicaciones asíncronasConcepto básico en equipos distribuidos.
    • planificar todo, que cada equipo tenga claro todo lo que tiene que hacer y para qué fecha. Si bien puede ser difícil planificar de una manera que facilite las tareas la semana anterior al evento y la semana del evento, el equipo puede estresarse y afectar el resultado final.
    • piensa que tipo de situaciones negativas para el evento se pueden producir y tener un plan b preparado, (y un plan c para poder dormir tranquilo)
    • Cuenta con moderadores en las salas de red si las inicia. Esta persona también debe tener permiso para manejar la habitación para que pueda actuar en una situación incómoda y tomar el control de la situación con serenidad y certeza. Si puedes implementar un código de conducta y recordárselo a todos, mejor para que no haya sorpresas.
    • no olvides el Comunicación, darle especial relevancia. Comunicaciones sencillas, uniformes, breves y claras en cualquier ámbito. Desde cualquier mensaje para el equipo organizador, hasta mensajes para los actores del evento: público, ponentes y presentadores.
    • Asegúrese de que los altavoces hayan recibido la Calendario de eventos y están de acuerdo con el día y la hora, por favor confirme uno por uno. Imagina que tuviste que cambiar el programa de oradores el día antes del evento porque alguien no leyó un correo electrónico...
    • Prueba todo, prueba todo.

    No hay pantalla que pueda reemplazar un abrazo, o la sensación de un escenario y una multitud llena de gente, la emoción de ver a tus amigos, compartir, aprender y divertirte con los tuyos. Pero tenemos la oportunidad de crear nuevas sensaciones y conectar a muchas más personas a través de eventos online. Desde SiteGround seguiremos apoyando, organizando y patrocinando eventos online a pequeña y gran escala y aprovecharemos las oportunidades que nos ofrece Online para conocernos mejor.

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    El próximo año los veré nuevamente en WCEU, esta vez como organizador global, y volveré a escribir sobre este increíble evento. Es difícil definir cómo se siente trabajar codo con codo con personas increíbles de tantos países diferentes, en un entorno tan diverso y colaborativo. Pero creo que lo mejor es que lo sepas por ti mismo:

    ¡Nos vemos en la WCEU 2021!

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